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跨境头条

如今,电子邮件已经成为现代商务最重要的沟通方法之一。不少商务人士还应用公司域名的邮箱。对于...

跨境电商发送电子邮件礼仪

李小姐李小姐 2024年03月20日 跨境电商电子邮件礼仪

如今,电子邮件已经成为现代商务最重要的沟通方法之一。不少商务人士还应用公司域名的邮箱。对于跨境电商来说,电子邮件也十分普及,对比正式、重要的内容都会通过电子邮件进行转达。商务人士用公司邮箱发送的邮件与私人信件有很大的差别,具有职场电子邮件方面的新问题。

跨境电商发送电子邮件礼仪

(一)关于主题与标题

标题是一封邮件的眼睛,它能起到提纲挈领的作用,通过标题可以看出这封邮件的主要内容,以便利收件人断定出事情的轻重缓急。所以,一定不能涌现空白标题,这是最失礼的。标题要简短,不宜冗长,不能太大或太空,要反应文章的主要内容和重要性,绝对不可以含糊不清。

(二)关于称呼与问候

邮件的开头一定要有问候和称呼,这个称呼虽然可以不像普通书信那么正式,但是也要能表现动身邮件人的谦虚有礼。称呼需要拿捏好尺度,在邮件的开头要称呼收件人,这样既显得礼貌又可以提示对方,这封邮件是面向他的,要求做出一定的回应。在有许多收件人的情形下可称呼“大家”“A!”。如果收件人有职位,要以职务尊称称呼对方,如“xx经理”,如果不了解职务,要分清性别,称呼“xx先生”“xx小姐”。

(三)正文

正文简明扼要,行文通顺,如果具体内容真的很多,正文里应当只是做简单的介绍,然后将具体的说明单独写一个文件作为附件发送。如果事情为繁琐,可以用“1、2、3、4、5”的方法列几个段落进行说明,并保证每个段落简短且清晰,因为没有人愿意看没有分段的长篇大论。

正文应行文通顺流利,多用简单常用的词汇,使内容能清晰地表达出来,要尽量避免晦涩难懂的词语,也不要写让人拉动滚动条能力看完的邮件。在正文中,不要随便用大写字母、粗体、斜体、色彩字体来进行要点提醒,这样会影响浏览,过多的标识会让人根本找不到要点。

(四)附件

电子邮件中有时会有内容较多,或者有表格、图片等特别文件,这时,就需要用到附件功能。应用附件应当要留意,应在正文中提醒收件人,这是一封有附件的邮件。附件命名应当用有意义、有指向性的名字,不可以用错误或含糊不清名字。当有多个附件时,正文中应当对附件进行简单的说明。附件数目最好不要超过4个,附件过多时可以打包压缩成一个文件。如果附件的形式对比特别,应当在正文中说明其查看的方法,以免影响其应用。若文件过大,可分为几个小文件。

(五)语言的选择和汉字编码

在跨境电商中,经常会应用外文邮件。如果收件人有外籍人员,应采用英文邮件,若收件人是其他国家或地域的华人,也应当应用外文邮件,由于存在中文编码的问题,中文邮件在其他地域可能显示为乱码。但是,商务人员应当记住,语言只是一种交流的方法,而不是用来炫耀和锤炼语言才能的。语言上应尊敬他人的习惯,给外国人应主动发外文的邮件,但如果对方发了中文的邮件,就没有必要自作聪慧地回复外文的邮件了。

(六)署名与日期

邮件的结尾应当带有署名,也可以恰当地加上公司、地址、电话等信息。一般情形下,署名的字体应当比正文的略小一号,在名字的下一行也可以注明日期。但在跨境电商的背景下,有时差问题时,不标注时间也没有太大的问题。

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