香港公司减资时，董事会应履行哪些职责？

香港公司减资时，董事会需要履行一系列法定职责和程序，以确保整个过程符合《公司条例》（Companies Ordinance）及相关法律要求。减资是指公司减少其注册资本的行为，通常出于优化资本结构、提高股东回报或应对经营困难等目的。在这一过程中，董事会作为公司的核心管理机构，承担着重要的责任和义务。

首先，董事会必须确保减资行为符合公司章程的规定。公司章程是公司运作的基本准则，其中可能包含有关减资的条款，例如是否允许减资、减资的条件、所需批准程序等。如果公司章程中没有明确提及减资事项，董事会则需要根据《公司条例》第623条的规定，召开股东大会并获得特别决议通过。董事会在启动减资程序前，应仔细审查公司章程，确认是否存在相关限制，并据此制定相应的计划。

其次，董事会需准备一份详细的减资方案，并向全体董事及股东披露相关信息。该方案通常包括减资的原因、减资金额、减资后的注册资本、资金用途以及对股东权益的影响等内容。董事会还需考虑减资对公司财务状况、偿债能力及市场形象的影响，并在必要时聘请专业顾问进行评估。这一步骤不仅有助于增强透明度，也有助于减少潜在的法律风险。

第三，董事会必须依法召开股东大会，就减资事项进行表决。根据《公司条例》第623条的规定，减资须经特别决议通过，即至少75%的投票权支持。董事会需提前通知所有股东会议的时间、地点及议程，并确保股东能够充分了解减资的相关信息。在会议期间，董事会需回答股东的疑问，并提供必要的解释，以争取股东的支持。如果减资涉及已发行的股份，董事会还应考虑是否需要调整股息分配政策或重新制定公司财务规划。

第四，董事会在获得股东大会批准后，需向公司注册处提交相关文件，完成法定登记手续。根据《公司条例》，公司必须在减资后15日内向公司注册处提交一份修订后的章程文件（Form 22A），并附上股东大会通过的特别决议副本。如果减资涉及减少已发行股份，公司还需向证券及期货事务监察委员会（SFC）或相关监管机构提交报告，特别是对于上市公司的减资行为，更需遵守严格的披露要求。

第五，董事会还需确保减资不会损害债权人的利益。根据《公司条例》第624条，公司在减资前必须通知债权人，并给予其提出异议的机会。如果债权人反对减资或要求公司提供担保，董事会应谨慎处理，避免因违反债权人保护规定而引发法律纠纷。为此，董事会通常会在减资公告中明确说明减资的安排，并设置合理的期限供债权人提出异议。

最后，董事会在完成减资程序后，还需更新公司内部记录，包括公司章程、股东名册、财务报表等，并确保所有相关文件准确无误。同时，董事会应持续关注减资后的公司运营情况，确保公司资本结构合理，业务稳定发展。董事会还需定期向股东汇报公司财务状况及未来发展规划，以维护股东信任和公司声誉。

综上所述，香港公司减资是一项复杂且具有法律约束力的过程，董事会在整个过程中扮演着关键角色。从前期准备到最终实施，董事会需严格遵守法律规定，确保减资程序合法合规，并最大限度地保护公司、股东及债权人的合法权益。只有在董事会认真履行职责的前提下，减资才能顺利进行，并为公司带来积极的财务和战略影响。