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跨境头条

(一)及时、礼貌地接听电话 当电话铃响起时,要及时去接,不要怠慢,也不要接起电话先说一句“请稍...

跨境电商接听电话的礼仪

李小姐李小姐 2024年03月19日 跨境电商电话礼仪接听电话

(一)及时、礼貌地接听电话

跨境电商接听电话的礼仪

当电话铃响起时,要及时去接,不要怠慢,也不要接起电话先说一句“请稍等”,然后撂下电话半天没有响应。一般而言,铃声是不能超过三声的。如果确实很忙,无法接电话,可以向对方表示歉意,如:“对不起,请过十分钟再打过来,好吗?”

一般在跨境电商的正式来往中,接起电话拿起话筒后的第一句话,也有一定的要求,可以分为三种类型。一是问候语,加公司部门,加本人姓名,是最正式的一种。例如:“您好!xx公司xx部xxx,请讲。”二是问候语,加公司部门,可以用于一般场所。例如:“您好!xx公司xx部,请讲。”还有一种是问候语,加本人姓名,仅实用于普通的人际来往。例如:“您好!xxx,请讲。”在商务来往中,不允许接电话时以“喂,喂!”或者“你找谁啊”开头,尤其是一启齿就一直问人家“你是谁啊”或者“有什么事儿啊”等。

(二)自报家门

接起电话后,要马上自报家门。这是一种与人便利、自己便利,且勤俭时间、进一步效率的好方法。

(三)认真倾听,积极应对

接电话时应当认真地听对方说话,而且时不时地对对方所说的话有所表示,比如“嗯”“是的”“好的”“请讲”“不客气”“我听着呢”“我明白了”,等等,让对方觉得你正在认真地听对方说话。一边打电话,一边同身边的人聊天,漫不经心或是答非所问都是对对方的不尊敬。

(四)认真了解地记录

在电话中转达相关事宜时,应当重复重点,如号码、数字、日期、时间等重要及容易弄错、遗漏的信息。应当再次确认,以免出错。另外,还要随时牢记4W1H技巧,所谓4W1H指的是:When(何时),Who(何人),Where(何地),What(何事),How(如何进行)。在工作中这些信息都是十分重要的,对于打电话和接电话的人有着相同的重要性。同时,要做好电话记录。在跨境电商的不同语言背景下,这一点显得尤为重要。

(五)友善看待打错的电话

如果对方打错了电话,需要及时告诉对方,“对不起,您打错电话了”,语气一定要友善,不要表现得很不耐烦或者讥讽挖苦,更不能表示出愤怒的情绪。原谅别人的错误,正确处置打错的电话,有助于提高组织的形象。

(六)正确代接电话

代接电话的礼仪有四个重点:第一是仔细。第二是留意隐私。第三是记忆精确。第四是别太深刻讲私人问题。

(七)巧问对方姓名

如果对方并没有及时告诉他的姓名,而直接讯问上司的去向,应礼貌、客气地讯问对方:“对不起,请问您是哪位?”在对方没有明白自己的身份时,不要轻易告诉对方他所要的信息。

(八)礼貌地挂断电话

挂电话一般由上级、长辈先挂,双方级别相同时,一般由主叫方先挂。挂电话的礼貌不能疏忽,如果对方是先挂电话的一方,要先确认对方的电话已经挂断,再轻轻地挂上电话。

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